Tietosuojakäytäntö

Mitä tietoja keräämme verkkosivustolla

Yhteydenottolomake: kun otat meihin yhteyttä lomakkeella, käsittelemme organisaation nimeä, sähköpostiosoitetta, valittua aihealuetta ja viestiäsi. Tiedot lähetetään oman sähköpostipalvelimemme kautta osoitteeseen kontakt@memlist.se, ja niitä käytetään ainoastaan yhteydenottoosi vastaamiseen.

Chat: jos olet antanut suostumuksesi toiminnallisiin evästeisiin, voit esittää kysymyksiä Tidio-chat-palvelun kautta. Chatissa kirjoittamiasi tietoja ja siellä mahdollisesti antamiasi yhteystietoja käsitellään, jotta voimme auttaa sinua.

Kävijätilastot: suostumuksellasi keräämme anonymisoitua tilastotietoa verkkosivuston käytöstä Matomo-analytiikkatyökalulla, jota ylläpidämme omalla palvelimellamme. Tilastoja ei jaeta kolmansien osapuolten verkostoille.

Evästeet

Verkkosivusto käyttää evästeitä kolmeen tarkoitukseen: välttämättömiä evästeitä sivuston toimintaan ja evästevalintasi muistamiseen, analytiikkaevästeitä anonymisoituun kävijätilastointiin (Matomo) sekä toiminnallisia evästeitä chatiin (Tidio). Analytiikka- ja chat-evästeet asetetaan vasta evästebannerissa antamasi suostumuksen jälkeen, ja voit milloin tahansa muuttaa valintaasi tai peruuttaa sen verkkosivuston alakulmassa olevasta kohdasta "Evästeasetukset".

Mitä evästeitä asetetaan, kuinka pitkään niitä säilytetään ja miten hallitset suostumustasi kuvataan tarkemmin evästekäytännössämme osoitteessa memlist.fi/evastekaytanto.

Oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset

Yhteydenottolomakkeen tietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella, joka on sinulta tai organisaatioltasi tuleviin yhteydenottoihin vastaaminen. Tilastointi- ja chat-evästeet asetetaan ainoastaan suostumuksellasi.

Emme käytä tietojasi mainontaan, profilointiin tai automatisoituun päätöksentekoon, emmekä koskaan myy tietojasi eteenpäin.

Memlist CRM - roolimme henkilötietojen käsittelijänä

Memlist CRM -palvelua käyttävien organisaatioiden osalta organisaatio on rekisterinpitäjä jäsentensä ja kontaktiensa tietojen osalta, ja Memlist AB toimii henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelystä määrätään yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan mukaisessa henkilötietojen käsittelysopimuksessa, joka tehdään jokaisen asiakkaan kanssa.

Tämä tarkoittaa, että käsittelemme henkilötietoja ainoastaan asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti - pilvipalvelun, tietojen tallennuksen, ylläpidon ja tuen tarjoamiseksi - emmekä koskaan omiin tarkoituksiimme. Emme kerää tietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille ilman asiakkaan ohjetta tai laissa säädettyä perustetta.

Palvelussa käsiteltävät tiedot voivat sisältää tunniste- ja yhteystietoja (nimi, osoite, henkilötunnus, puhelin, sähköposti), jäsenyyteen ja toimintaan liittyviä tietoja, lomakevastauksia, ilmoittautumisia sekä maksutietoja. Rekisteröityjä ovat ensisijaisesti jäsenet, pääkäyttäjät ja muut käyttäjät, joiden tietoja asiakas hallinnoi palvelussa.

Jos olet Memlistiä käyttävän organisaation jäsen ja haluat käyttää oikeuksiasi - esimerkiksi käyttää tietojen tarkastusoikeuttasi tai pyytää tietojesi poistamista - käänny ensisijaisesti oman organisaatiosi puoleen, sillä se vastaa tiedoistasi. Avustamme organisaatiota pyyntösi toteuttamiseen tarvittavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Tietoturva ja luottamuksellisuus

Toteutamme GDPR:n 32 artiklan mukaiset asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet - muun muassa salauksen tiedonsiirrossa ja tallennuksessa, pääsynhallinnan, lokituksen, mahdollisuuden palauttaa tiedot häiriön jälkeen sekä tietoturvan säännöllisen testauksen ja arvioinnin. Memlistillä on käytössä ISO/IEC 27001:2022 -standardin mukainen tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä.

Pääsy henkilötietoihin on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä hoitamiseen, ja kaikkia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme, sitoo salassapitositoumus.

Alihankkijat ja tietojen siirto kolmansiin maihin

Memlist-palvelun tiedot säilytetään Ruotsissa sijaitsevissa datakeskuksissa EU:n sisällä, ja niitä käsitellään normaalisti Ruotsissa ja EU:n/ETA:n alueella. Voimme käyttää alihankkijoita (alikäsittelijöitä) velvoitteidemme täyttämiseksi, ja varmistamme tällöin, että jokaiselle alihankkijalle asetetaan samat tai vastaavat velvoitteet kuin meillä itsellämme on. Asiakkaille ilmoitetaan uusista alihankkijoista etukäteen, ja heillä on oikeus vastustaa niiden käyttöä perustellusta syystä.

Tietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin (kolmansiin maihin) ainoastaan, jos siirrolle on GDPR:n mukainen laillinen siirtomekanismi, esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai EU:n komission vakiosopimuslausekkeet (SCC). Tällainen poikkeus on sähköpostitoimittaja Postmark (ActiveCampaign, LLC) Yhdysvalloissa, jonne siirto tapahtuu vakiosopimuslausekkeiden sekä Postmarkin henkilötietojen käsittelysopimuksessa kuvattujen suojatoimien mukaisesti.

Verkkosivusto memlist.fi toimitetaan Cloudflaren verkon kautta suojaksi hyökkäyksiä ja ylikuormitusta vastaan; chat-toiminnon tarjoaa Tidio. Molemmat kuvataan tarkemmin evästekäytännössämme.

Pyynnöstä annamme tiedot käytetyistä alihankkijoista, siirtojen kohdemaista ja sovelletuista suojatoimista.

Tietoturvaloukkaukset

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, tutkimme sen ilman aiheetonta viivytystä, toteutamme toimenpiteet sen vaikutusten rajoittamiseksi ja toistumisen estämiseksi sekä ilmoitamme asiasta asianomaiselle organisaatiolle ja annamme sille tiedot, joita se tarvitsee täyttääkseen velvoitteensa rekisteröityjä ja valvontaviranomaista kohtaan.

Näin pitkään säilytämme tietoja

Yhteydenottolomakkeen viestit säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen yhteydenottosi käsittelyä ja mahdollista jatkokeskustelua varten. Evästeiden säilytysajat on ilmoitettu evästekäytännössä. Memlist CRM:n tiedot säilytetään kunkin organisaation ohjeiden ja tietojen poistamista koskevien sääntöjen mukaisesti - sopimuksen päättyessä kaikki henkilötiedot ja niiden kopiot poistetaan tai palautetaan organisaation ohjeen mukaan, ellei laki edellytä säilytyksen jatkamista.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin sekä pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, samoin kuin oikeus vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista. Ota yhteyttä osoitteeseen kontakt@memlist.se, niin autamme sinua.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi virheellisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Ruotsissa Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, imy.se; Suomessa tietosuojavaltuutettu, tietosuoja.fi).

Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää käytäntöä, kun verkkosivuston toiminnot tai palvelut muuttuvat. Sivun yläreunassa oleva päivämäärä kertoo, milloin käytäntöä on viimeksi muutettu.

Yhteystiedot

Kysymykset henkilötiedoista: kontakt@memlist.se Postiosoite: Memlist AB, Västerlånggatan 54, 111 29 Stockholm Puhelin: +46 10 555 87 83